资产管理处部门介绍
长沙医学院资产管理处,是学校资产采购与管理的职能部门。主管学校教学科研仪器设备、教学实验耗材、实验动物、办公设备、生活电器、医疗、后勤等物资采购,实验室建设、实验室设备安全运行与维护,以及全校资产管理工作。
办公地点:办公楼420、423
联系电话:0731-88602615
电子邮箱:2923168183@qq.com
第一章 总则
第一条 为进一步加强我校仪器设备、实验低值易耗品采购管理工作,规范采购工作程序,以法律为依据,结合我校实际,特制定本办法。
第二条 仪器设备集中采购工作必须在学校统一组织和领导下进行,资产管理处组织实施与管理,使用部门、监察处、财务处、相关职能部门等部门共同参与。
第三条 学校各项经费采购的仪器设备,其产权归长沙医学院所有。
第四条 本办法适用于长沙医学院的教学、科研、医疗、校办企业等方面。本办法所规定采购范围包括学校教学科研实验仪器设备、通讯与网络设备、办公设备、实验室家具、大型教学科研或管理软件、实验低值易耗品、生活家电等。
第五条 规范仪器设备、实验低值易耗品采购的工作秩序,实行全过程逐级负责,严格按采购程序操作,避免和减少采购过程中的资金流失,保证采购质量,降低采购成本。
第六条 采购必须坚持公平、公正、公开、择优、廉洁、奉公、维护学校利益原则;坚持不过时原则,确保所购仪器设备近五年内不过时;坚持国产化原则,特殊高端仪器设备需进口的除外;坚持就近性原则,在同等质价条件下,提倡采购湖南、长沙本地产品;坚持货比三家原则,在满足使用部门要求的情况下,采购物美价优的产品;坚持耐用性原则,在满足使用功能前提下,尽可能采购经久耐用的产品;坚持厂家优先原则,在同等条件下,优先考虑从生产厂家直购。
第七条 成立机构:学校成立教学仪器设备采购论证小组(简称校级论证小组),主管教学的校领导任组长,成员由教务处、资产管理处、财务处和申购设备相关的专业人员等组成,仪器设备采购论证由资产管理处具体组织实施;各院(系、部)成立教学仪器设备采购论证小组(简称院级论证小组),由院(系、部)院长(主任)任组长,成员由主管教学设备院(系、部)负责人、教研室、实验室相关老师等组成,小组成员报学校备案,纳入院系工作评估考核;附属第一医院设备采购论证小组由医院采购管理委员会全体成员组成,仪器设备采购论证由医院设备科具体组织实施。
第八条 学校鼓励教师用科研经费购买仪器设备。
第二章 申购及审批
第九条 各院(系、部)在每学期末作出下学期的仪器设备和教学耗材的采购计划,如无特殊工作任务,学期中途一般不接受临时采购。采购计划的制定必须遵循“按需采购、勤俭节约、资源共享和集体决定”的原则,使用部门负责人必须对仪器设备的功能、规格型号、技术指标等组织开展调研、论证,确保符合项目最佳需要,杜绝因计划失误所致的资源浪费,实验室建设应根据教学要求提前制定完善的建设方案。申购仪器设备、实验低值易耗品须经使用部门负责人、教务处负责人、资产管理处负责人、主管校领导批准,大型仪器设备需报校长批准才可实施采购。
第十条 使用部门必须认真填好《长沙医学院教学仪器设备实验易耗品采购计划申购表》,填明项目名称、规格型号、技术指标、数量、附件、参考价格、推荐品牌,经相关领导审批后送交资产管理处,由资产管理处统一组织采购。教学仪器设备及教学耗材采购计划需经院(系、部)仪器设备采购小组充分讨论、初步论证,其中采购单价在5-10万元的仪器设备由院级论证小组进行可行性论证,报校领导审批后交资产管理处实施;采购单价在10万元以上大型精密仪器设备,院(系、部)应单独填写《大型精密贵重仪器设备申购表》,并提供可行性论证报告,由校级采购论证小组论证,报校领导审批同意后实施。
第十一条 资产管理处按校领导的批示,与使用部门对接确定具体需求,组织仪器设备采购,使用部门不得随意更改采购项目和数量。
第十二条 使用部门要协助资产管理处共同做好采购工作,在申购仪器设备的同时,需将所购仪器设备安装调试的环境:包括房屋、供水、供电等必要条件提出,并与有关部门协调解决落实。
第三章 采购
第十三条 资产管理处负责全校所有仪器设备、实验低值易耗品的采购工作,负责仪器设备采购信息的收集、《申购贵重仪器设备可行性论证报告》的组织工作、采购信息发布等采购(招标)前的准备工作;参与采购(招标)、做好采购过程记录并形成相关材料、签署合同(协议)以及其他工作,并建档。
第十四条 采购人职责:1.采购人在采购活动中应当维护学校利益,公正廉洁,诚实守信,做到及时、适用,合理降低仪器设备积压和采购成本。2.熟悉和掌握市场行情,按“质优、价廉”的原则货比三家,择优采购。注重收集市场信息,及时掌握市场价格和有关信息。合理安排采购顺序,对紧缺和需要长途采购的仪器设备应提前安排采购计划、及时购进。对购进物品做到票证齐全、票物相符,报账及时。3.严把采购质量关,仪器设备选择样品供使用部门审核定样。4.采购人不得向供应商索要或者接受其给予的赠品、回扣或者与采购无关的其他商品、服务。
第十五条 资产管理处与使用部门需组织人员对采购项目进行市场调研,通过网络查询、电话咨询、厂家及实体店考察等方式了解市场价格及同类产品价格情况。最终采购价格由资产管理处、使用部门、监察处、财务处、相关职能部门共同与供货单位谈判决定,不得高于当时市场均价,并确保所购产品具有价格优势和质量保障。监察处以监督为目的,不参与议价议质。
第十六条 根据采购项目具体实情,决定采购方式(以竞争性谈判为主,综合应用单一来源、询价、公开招标等方式)。仪器设备采购应严格遵循公开招标、竞争性谈判、厂家直购等原则,采购单件价值在一万元以上的仪器设备必须于学校网上公开招议标,资产管理处、使用部门、财务及监察等部门共同参与,资产管理处负责具体组织实施,使用部门负责确定的仪器设备信息(不得指向特定供应商,单一来源采购除外),包括仪器设备名称、型号规格、基本配置、技术参数、建议厂家、品牌、数量等,财务处、监察处参与和监督,共同开展市场调查、公开招标、价格洽谈、议标议价和验收等采购工作。采用公开招议标方式需在学校网上公开发布采购信息。参照“招标文件”样本编制和发布招标邀请函,函中要明确具体的仪器设备信息、交货时间、法人代表证明、投标人委托书、资信证明、三证(产品合格证、经营许可证、生产许可证)、主要业绩及其它文字材料、价格、投标(开标)时间和地点等。对供应商投标时必须提供的信息要求力求详尽,并准备好其它有关资料。
第十七条 仪器设备、实验低值易耗品质量必须符合国家质量检测标准,满足使用部门需求。在有条件的情况下到有关厂家考察、调研,了解生产规模和产品质量。对需签订采购合同的产品具体质量标准及售后服务等要求应全部列入正式合同条款中,并严格遵照执行。仪器设备到货后,使用部门需马上投入使用,并按照使用说明书检验产品性能、质量,在对仪器设备进行验收前,将其存在的质量问题反馈给资产管理处,资产管理处将按照合同约定追究厂家责任。若存在将仪器设备闲置或不认真检测产品质量的情况,由所在院系及实验室承担全部责任和经济损失。
第十八条 仪器设备采购订货合同,应使用已经学校法律顾问审核的格式合同,由资产管理处、使用部门等其他相关部门经办人及其负责人签字确认后再呈校领导签字,并加盖长沙医学院公章方可生效,其他任何部门或个人所签订的合同一律无效。重大合同应向学校法律事务部门咨询后签订。资产管理处负责对合同的执行过程进行监督。合同在执行过程中需变更或增加补充协议的,需经资产管理处同意并报有关领导批准后方可变更或补充。
第十九条 仪器设备、实验低值易耗品验收需由资产管理处组织使用部门、监察处、财务处等部门组成的验收小组共同实施。对质量不符合要求,或以次充好、假冒伪劣的产品,一是拒收,二是退货,三是依据合同条款予以扣款处罚。具体程序要求:1.验收人员应根据采购信息填写《长沙医学院仪器设备验收报告》组织验收,参与验收的工作人员应认真检查仪器设备外包装是否完整,开箱后设备是否完整无损,性能是否合格,配件、附件、说明书及其他技术资料是否齐全等;2.购入精密贵重仪器设备,特别是进口仪器设备,由申购单位指定技术能力强、能掌握仪器设备性能的教师和实验技术人员、使用人员共同负责检查验收,并指导进行安装调试,或请厂家安装调试;3.在保质期内,若发现有质量问题,应立即通知资产管理处办理退换赔补等手续;4.实验低值易耗品应由资产管理处、申购部门共同对低值品名称、规格型号、品牌参数、数量等信息逐项进行核对验收,办理入库手续。
第二十条 验收合格的仪器设备应由资产管理处按国家有关规定分类编号,将仪器设备登记入账,并将全套采购材料分类立卷,归入资产档案。低值易耗品要建立购入、领用、库存台账,加强管理,堵塞漏洞。
第二十一条 仪器设备、实验低值易耗品采购的付款方式,应依据合同采购要求的付款方式执行。报账所需发票等票据须有使用部门、资产管理处等经办人及其负责人签字确认后再按财务报账程序执行。
第二十二条 合同质保到期后,供货单位提交《长沙医学院物品采购质保金审批表》,由使用单位、资产管理处、财务处、校领导审批签字确认后交财务处付款。
第二十三条 学校提倡采购国产品牌仪器设备,特殊情况需采购进口仪器设备的须报请校领导批示同意后按规定程序采购。进口仪器设备所需的有关手续,统一由资产管理处协调办理。
第二十四条 本办法自发布之日起施行,由资产管理处负责解释。以往文件与此办法不一致的,以此办法为准。